Om de ROI van een zakelijk evenement te kunnen bepalen is het vereist vooraf SMART doelstellingen te formuleren. Met correct geformuleerde doelstellingen en een doelgerichte evaluatie kan een ROI van een evenement worden bepaald. Met een doelgericht plan met een positieve ROI kan je de penningmeester eerder overtuigen.
Vooraf doelstellingen bepalen klinkt logisch, maar er wordt in veel gevallen weinig tot geen aandacht aan besteed? Doelstellingen moeten SMART geformuleerd worden om het resultaat te kunnen meten en de ROI vast te kunnen stellen.
ROI of ROO meten bij evenementen
Wanneer de doelstellingen juist gedefinieerd zijn en je hebt nagedacht over hoe je die gaat meten, dan kan je de ROI (return on investment) of ROO (return on objectives) bepalen. Er zijn vijf ROI niveaus, die hieronder kort worden behandeld.
Niveau 1 | Tevredenheid & waarde
Niveau 1 belicht de tevredenheid met de ervaring, sfeer, inhoud, faciliteiten, catering, logistiek en de algemene beoordeling van uw evenement. Een enquête is een eenvoudige manier om de tevredenheid en waarde te meten.
Niveau 2 | Tastbare voordelen
Hier meet u wat de deelnemers/bezoekers hebben ‘over’ gehouden aan het evenement (wat hebben ze geleerd). Een enquête volstaat hier ook, waarbij vooral vragen met een Likert schaal goed inzicht geven.
Niveau 3 | Implementatie
De implementatie geeft aan in hoeverre er iets gebeurt/ verandert dankzij de behaalde tastbare voordelen. Dit kan natuurlijk pas gemeten worden na een bepaalde periode (vooraf te bepalen) en is meetbaar middels enquêtes met open vragen. Diepte-interviews met enkele bezoekers zullen ook zeker interessante inzichten opleveren.
Niveau 4 | Business impact en consequenties
Uiteraard heeft u bij stap 1 tot en met 3 al interessante gegevens verzameld, maar vaak is het uiteindelijke doel omzet, sales en loyaliteit. Dit meet u bij stap 4: het meten van datgene wat u echt wilde bereiken met het evenement. Sales en omzet zijn relatief eenvoudig te bepalen, loyaliteit of medewerkerstevredenheid minder. Probeer het toch zo goed mogelijk inzichtelijk te maken én zorg voor cijfers uit voorgaande periodes, zodat u kunt vergelijken.
Niveau 5 | ROI of ROO analyse
De laatste stap is het meten van de kosten en de opbrengsten van het evenement. De formule hiervoor is: ROI = (opbrengsten – kosten) / kosten x 100%. Dit cijfer maakt duidelijk wat de toegevoegde waarde is en maakt dat u evenementen met elkaar kunt vergelijken.
Wanneer uw evenement geen sales of omzet doelstellingen had, is het lastig om de opbrengsten te definiëren. Het is echter wel slim om niet monetaire resultaten om te vormen tot monetaire eenheden. Voorbeelden:
- Wanneer u als doelstelling had om PR te genereren, kunt u de mediawaarde als opbrengst rekenen. De mediawaarde is de waarde van het artikel, wanneer u het als advertentie had ingekocht.
- Wanneer u als doelstelling had om collega’s beter te leren samenwerken, kunt u nu kijken of collega’s in minder tijd projecten afronden en dat vermenigvuldigen met het uurtarief van die personen zorgt ook voor een ‘opbrengst’.
ROI of ROO berekenen voor uw evenement wordt belangrijk
Het is niet eenvoudig om ROI of ROO van een evenement te berekenen, maar het is en wordt steeds belangrijker. Begin dus met het meten en verbeter uw meetmethodes gaandeweg. Uw stappenplan:
Stap 1: maak SMART doestellingen.
Stap 2: bedenk vooraf hoe u de niveaus gaat meten.
Stap 3: leg de bevindingen op eenzelfde manier vast (in een bepaalde format), zodat u dit erbij kunt pakken als het event nogmaals georganiseerd wordt.
Stap 4: pas indien nodig het draaiboek aan.
Stap 5: evalueer ook met degene die een volgende keer beslist over het evenement, zodat u in een vroeg stadium draagvlak creëert.
[Bron: http://www.libemazakelijk.nl/blog/bepaal-de-roi-of-roo-van-uw-evenement]
Tip: voer je evaluatie uit binnen 24 uur na het evenement. Het is bewezen dat de doelgroep dan nog het meest ontvankelijk is om deel te nemen. Bovendien zit dan de informatie nog vers in het geheugen. Voor de bereidwilligen die niet direct meedoen, stuur je na een week nog een herinnering.