Een evenement draait niet alleen om het moment waarop je als bedrijf je genodigden face-to-face ziet. Eigenlijk duren events minimal een aantal weken tot soms wel meerdere maanden. Contactmomenten versterken de engagement en dus de waarde van het event. Het kan een langetermijnrelatie met de medewerkers, relaties of klanten versterken. Het is dan wel zaak de contactmomenten rond een event optimaal te gebruiken. Deze contactmomenten zijn bijvoorbeeld de save the date, uitnodiging, registratie, bevestiging, herinneringen, updates en bedank mails en enquêtes. Houd regelmatig contact, maar wees kort en bondig om de juiste informatie op het juiste moment te communiceren.
Een event is dus niet een losstaande gebeurtenis waar je direct de ROI uit moet zien te halen. De waarde van een event is veel hoger wanneer het wordt gezien als het ‘hoogtepunt’ van een groter geheel en bijvoorbeeld zowel de marketing-, communicatie- als salesafdeling betrokken zijn en hun eigen doelstellingen bepalen. Dan is er een werkelijke schat aan informatie uit te halen die uiteindelijk veel meer waard is dan de korte termijn ROI van het event zelf. Deze ‘big data’ kan vervolgens worden omgezet in persoonlijke en doelgerichte campagnes die precies aansluiten op de behoefte van de medewerkers, relaties of potentiële klanten.