Als de doelstelling en de doelgroep bekend is, is het tijd om het budget te bepalen en het aantal deelnemers vast te gaan stellen. Bij evenementen wordt meestal gesproken in budgetten per persoon. Uiteraard krijg je dit door het totale budget te delen door het aantal personen. Zaken die van invloed kunnen zijn: 
- Is het uitje vrijblijvend of verplicht?
- Worden partners en kinderen ook uitgenodigd
- Worden parttimers uitgenodigd of enkel fulltimers
- Is er sprake van een eigen bijdrage?
Het budget is zeer bepalend voor de inhoud van het bedrijfsuitje of bedrijfsfeest. Daarmee bedoel ik niet dat een klein budget resulteert in een minder succesvol bedrijfsuitje. Ook met kleine budgeten zijn doelstelling vaak realiseerbaar. Echter met grotere budgeten is er meer ruimte voor uitzonderlijke en spectaculaire activiteiten die vaak beter blijven hangen. Hetzelfde geldt uiteraard voor de catering. Een groter budget geeft vaak meer mogelijkheden. Een andere mogelijkheid is het gebruik maken van een costsharing bedrijfsuitje. Door slim gebruik te maken van personeel en ander middelen kunnen kosten in sommige gevallen worden gedeeld. Voornamelijk logistiek gezien valt er voordeel te behalen, waardoor kosten worden gedrukt.