Wat wordt de invulling van je bedrijfsuitje of personeelsfeest? Wordt het een sportief, cultureel, informatief, culinair of gecombineerd uitje? Wat zijn de verwachtingen van de deelnemers? Voor welke datum en welke tijden wordt er gekozen, valt het onder werktijd of buiten werk tijd?
Om teleurstellingen en klachten achteraf te voorkomen is het verstandig de deelnemers te betrekken bij de invulling van het uitje. Ons advies is om dit niet te gedetailleerd te doen met bijvoorbeeld een enquête, maar gewoon voorzichtig één op één te peilen. Zo worden er geen verwachtingen geschept die niet waargemaakt kunnen worden en krijg je toch een indruk van de wensen en voorkeuren van de genodigden. Uit eigen ervaring durven wij te zeggen dat door veel deelnemers altijd uit wordt gekeken naar de borrel! Stel daarom prioriteiten vast met betrekking tot de activiteiten, de borrel, een eventueel diner, vervoer en dergelijke. Doordat het budget bekend is en de prioriteiten gesteld zijn kan er een overwogen beslissen worden genomen over de invulling en de verdeling van het budget.
Samengevat komt het er op neer dat je de volgende zaken duidelijk in kaart moet hebben:
- de doelstelling
- de doelgroep
- het aantal deelnemers (en de samenstelling)
- het budget
- de basiskenmerken als datum/tijd, het soort uitje en de verwachtingen
Algemeen geldt: Houdt het veilig en probeer zoveel mogelijk te voldoen aan de verwachtingen van de doelgroep. Ontevredenheid wordt vaak met name vooraf geuit; wanneer bekend wordt dat er een uitje plaats gaat vinden. Het is algemeen bekend dat Nederlanders regelmatig klagen. Het is natuurlijk lastig om een activiteit te bedenken die iedereen leuk vindt, maar om het klagen te voorkomen, is het zoals eerder aangegeven handig om werknemers van tevoren te betrekken bij de invulling van het uitje.