Na het vaststellen van de doelstelling is het belangrijk de doelgroep goed in kaart te brengen. Hoe moeten zij benaderd worden, welke taal spreken ze en welke voorkeuren hebben ze? Door de doelgroep goed in kaart te brengen kan je kiezen voor een evenement wat het meest teweeg brengt bij deze groep mensen. Het belangrijkste onderscheid hierbij is intern of extern. Van medewerkers, tot oud medewerkers en van toprelaties tot prospects, iedere doelgroep behoeft een andere benadering en eigen aanpak.
Probeer een goede doelgroep analyse te maken. Het gaat hierbij om een complete, maar algemene beschrijving van de deelnemers. Je kan hierbij denken aan:
- Persoonsgegevens zoals geslacht, leeftijden, aantallen e.d.
- Bijzondere kenmerken zoals beperkingen of specifieke mogelijkheden
- Persoonlijke vaardigheden zoals specifieke kennis, zelfstandigheid e.d.
- Sociale omgeving zoals gezinssituatie, sociale en maatschappelijke vaardigheden
- Wonen en leven zoals woongegevens en leefomstandigheden
- Maatschappelijke positie zoals politieke voorkeur
- Culturele omgeving zoals religie en etniciteit
- Ontwikkeling en scholing
- Financiële situatie
Let op dat je je niet richt op individuen, maar een algemene beschrijving van de ‘groep’ mensen. Durf rondom een evenement de interactie met de genodigden aan te gaan. Dit biedt veel mogelijkheden en kansen voor een succesvol evenement. Pas wel op dat de frequentie niet te hoog wordt en wees voorzichtig met persoonlijke informatie.